Na hasło „weryfikacja Urzędu Skarbowego” wielu dyrektorów finansowych ma przed oczami czarne scenariusze: kary, domiary i wieloletnie spory. Tymczasem strach przed fiskusem nie powinien blokować firmom dostępu do wielomilionowych oszczędności z Ulgi B+R. Kluczem do spokoju jest odpowiednie przygotowanie.
Kontrola a czynności sprawdzające
Przede wszystkim należy rozróżnić kontrolę podatkową od czynności sprawdzających. Wnioskowanie o zwrot nadpłaconego CIT z tytułu Ulgi B+R w przytłaczającej większości przypadków inicjuje „czynności sprawdzające”. Mają one formę weryfikacji technicznej i dialogu, a nie formalnej, stresującej machiny uderzającej w przedsiębiorstwo.
Urząd weryfikuje zazwyczaj trzy podstawowe kwestie:
- Opis merytoryczny: Co konkretnie stworzyła firma i z jakiego powodu rozwiązanie jest innowacyjne na jej skalę?
- Czas pracy: Kto, w jakim wymiarze i nad jakim projektem pracował (ewidencja czasu pracy)?
- Kalkulację finansową: Skąd wzięła się ostateczna kwota kosztów kwalifikowanych?
Tworzenie historii na bieżąco, a nie wstecz
Największym błędem firm jest próba odtwarzania dokumentacji projektowej i czasu pracy inżynierów rok po zakończeniu prac, na wyraźne żądanie urzędnika. W takich sytuacjach chaos w papierach jest natychmiast wychwytywany przez administrację skarbową.
Wzorowe zabezpieczenie polega na prowadzeniu ewidencji na bieżąco: zakładaniu kart projektowych na starcie, raportowaniu godzin w cyklach miesięcznych oraz bieżącej archiwizacji notatek technicznych.
Dzięki perspektywie inżynierskiej, eksperci są w stanie obronić technologiczną stronę ulgi językiem zrozumiałym dla kontrolerów. W toku weryfikacji podatnik ma pełne prawo dopytywać, wyjaśniać i powoływać się na orzecznictwo – nie jest petentem, lecz partnerem.